Vi behöver behandla vissa personuppgifter när du söker bostad, när du hyr av oss och en tid efter att ditt hyresavtal har upphört.

Här beskriver vi:

• vilka personuppgifter vi behandlar,
• varför vi behöver uppgifterna,
• vilka som kan få ta del av dem,
• hur länge vi sparar dem,
• vilka rättigheter du har.

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig. Det kan till exempel vara ditt namn, personnummer, din adress, ditt telefonnummer, din e-postadress eller uppgifter om dina betalningar.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Vännäs Fastigheter AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs på den här sidan. Det betyder att vi ansvarar för att dina uppgifter behandlas på ett lagligt, korrekt och säkert sätt.

Vännäs Fastigheter AB
Organisationsnummer: 556330-2016
Östra Järnvägsgatan 9B, 911 81 Vännäs
Telefon: 0935-53 20 50
E-post: info.vannasfastigheter@vannas.se

När du söker bostad

När du registrerar dig i vår bostadskö behandlar vi de uppgifter som behövs för att:

• registrera och administrera din köplats,
• hantera intresseanmälningar,
• kontakta dig om bostäder och din ansökan,
• kontrollera att uppgifterna i kön är aktuella.

Det kan till exempel handla om namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, önskemål om bostad och uppgifter om din köplats. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att administrera och förmedla våra bostäder.

Vi sparar uppgifterna så länge du står kvar i bostadskön och så länge de behövs för att administrera din ansökan. När du lämnar kön raderar eller avidentifierar vi uppgifterna, om vi inte behöver behålla dem av något annat lagligt skäl. Kontakta oss om du inte längre vill stå kvar i kön.

När du erbjuds en bostad

När du blir aktuell för en bostad behöver vi behandla fler uppgifter för att kunna bedöma om du uppfyller våra uthyrningskrav och förbereda ett eventuellt hyresavtal. Vi kan då behöva:

• göra en kreditupplysning,
• kontrollera uppgifter hos inkassoföretag eller Kronofogden,
• ta del av uppgifter om din inkomst och anställning,
• behandla anställningsintyg eller andra underlag,
• kontakta referenser som du har lämnat,
• kontrollera hur tidigare boenden och hyresbetalningar har skötts,
• behandla uppgifter om god man eller förvaltare, om det är aktuellt.

Behandlingen är nödvändig för att vi på din begäran ska kunna vidta åtgärder innan ett hyresavtal ingås. Vissa kontroller kan också grunda sig på vårt berättigade intresse av en trygg och ansvarsfull uthyrning. Kreditupplysningar och uppgifter från inkassoföretag eller myndigheter raderas när bedömningen är klar, om vi inte måste spara dem enligt lag eller behöver dem för ett rättsligt krav.

När du hyr av oss

När du har ett hyresavtal med oss behandlar vi de uppgifter som behövs för att administrera och uppfylla avtalet. Det gör vi bland annat för att:

• administrera ditt hyresavtal,
• skicka hyresavier och registrera betalningar,
• hantera felanmälningar, underhåll och reparationer,
• kommunicera med dig om ditt boende,
• administrera nycklar, passersystem och bokningar,
• hantera förbrukning av el, vatten eller värme,
• genomföra hyresförhandlingar,
• hantera in- och utflyttning,
• hantera byten, andrahandsuthyrning eller överlåtelser,
• uppfylla rättsliga skyldigheter som gäller för vår verksamhet.

Den huvudsakliga rättsliga grunden är att behandlingen behövs för att vi ska kunna uppfylla hyresavtalet. I vissa fall behandlar vi uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet eller efter en intresseavvägning.

Uppdatering av dina uppgifter

Vi kan kontrollera och uppdatera dina kontakt- och adressuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är riktiga och aktuella. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dem enligt särskilda säkerhetsrutiner — kontakta oss gärna så att kommunikationen sker på ett tryggt sätt.

Service, kundkontakt och information

Vi behandlar dina kontaktuppgifter för att kunna ge dig information och service som hör ihop med ditt boende, till exempel om:

• planerade arbeten i fastigheten,
• driftstörningar,
• besiktningar,
• förändringar som påverkar ditt boende,
• kundundersökningar,
• våra tjänster.

Sådan behandling grundar sig på hyresavtalet eller på vårt berättigade intresse av att ge god service och ha en fungerande kontakt med våra hyresgäster.

Marknadsföring

Vi kan använda dina kontaktuppgifter för att informera om våra egna tjänster och erbjudanden som har anknytning till ditt boende. Behandlingen grundar sig då på vårt berättigade intresse. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring — om du meddelar oss det slutar vi använda dina uppgifter för det ändamålet.

Störningar, skulder och rättsliga krav

Vi kan behöva behandla personuppgifter för att förebygga, utreda eller hantera:

• störningar i boendet,
• sena eller uteblivna hyresbetalningar,
• skador i lägenheten eller fastigheten,
• misstänkta bedrägerier,
• tvister och andra rättsliga krav.

Behandlingen kan vara nödvändig för att uppfylla hyresavtalet, följa en rättslig skyldighet eller fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk. När det krävs eller är tillåtet enligt lag kan vi också lämna uppgifter till exempelvis socialnämnden, Kronofogden, domstolar, polisen eller andra berörda myndigheter.

När vi delar dina uppgifter med andra

Vi kan anlita företag som behandlar personuppgifter för vår räkning. De kallas personuppgiftsbiträden och får bara använda uppgifterna enligt våra instruktioner. Det kan till exempel vara:

• företag som sköter våra IT-system,
• fastighets- och underhållsentreprenörer,
• företag som hanterar utskrifter, utskick eller betalningar,
• inkassoföretag,
• företag som hjälper oss med kundservice eller undersökningar.

En entreprenör som ska utföra ett arbete i din bostad får bara de uppgifter som behövs för uppdraget, till exempel namn, adress och telefonnummer. Vi kan också lämna ut uppgifter när det krävs enligt lag, följer av ett myndighetsbeslut eller behövs för att uppfylla hyresavtalet eller skydda våra eller någon annans rättigheter.

Överföring utanför EU och EES

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU och EES. Om en leverantör behandlar uppgifter i ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen har stöd i dataskyddsreglerna och att lämpliga skyddsåtgärder finns, till exempel EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler. Kontakta oss om du vill veta mer om en viss överföring.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för. Därefter raderar eller avidentifierar vi dem, om de inte måste sparas enligt lag. Exempel:

• Uppgifter om din bostadskö sparas så länge du står kvar i kön.
• Underlag för att bedöma en bostadsansökan raderas när de inte längre behövs.
• Uppgifter för att administrera hyresavtalet sparas under hyrestiden.
• Uppgifter om god man, förvaltare eller borgensman raderas när beslutet eller åtagandet har upphört.
• Efter utflyttning kan vi spara hyresavtal och andra relevanta uppgifter i minst två år för att kunna hantera eventuella krav som gäller hyresförhållandet.
• Uppgifter som ingår i bokföringen sparas så länge bokföringslagstiftningen kräver det.

Vissa uppgifter kan behöva sparas längre om det pågår en tvist, ett inkassoärende, ett myndighetsärende eller någon annan rättslig process.

Dina rättigheter

Du har flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Vilka som gäller beror bland annat på varför vi behandlar uppgifterna och vilken rättslig grund vi använder.

Rätt till information och tillgång

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter och att begära ett registerutdrag med de uppgifter vi behandlar om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas eller kompletteras.

Rätt till radering

I vissa situationer har du rätt att begära att dina uppgifter raderas. Rätten gäller inte om vi fortfarande behöver uppgifterna för att uppfylla ett avtal eller en rättslig skyldighet, eller för att hantera ett rättsligt krav.

Rätt till begränsning

I vissa fall kan du begära att vi tillfälligt begränsar behandlingen, till exempel medan vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta.

Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse. Vi prövar då om vi har avgörande berättigade skäl att fortsätta. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

I vissa fall kan du få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format. Det gäller när behandlingen sker automatiserat och grundar sig på ett avtal eller ditt samtycke.

Rätt att återkalla samtycke

Om en behandling grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla det. Återkallelsen påverkar inte behandling som redan skett.

Läs mer på IMY:s sida om dina rättigheter enligt GDPR.

Så kontaktar du oss

Kontakta oss om du vill använda någon av dina rättigheter, har frågor om hur vi behandlar dina uppgifter, anser att något är felaktigt, inte vill få direktmarknadsföring eller vill lämna synpunkter.

Vännäs Fastigheter AB
Östra Järnvägsgatan 9B, 911 81 Vännäs
Telefon: 0935-53 20 50
E-post: info.vannasfastigheter@vannas.se

Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter eller genomför en åtgärd, för att säkerställa att uppgifterna inte lämnas till fel person.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Kontakta gärna oss först om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt, så att vi kan undersöka vad som hänt. Du har också rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter i Sverige. Lämna ett klagomål till IMY.